La gestion de contrat de maintenance est à la base de tout projet de GMAO. Ce document qui engage les deux parties, client et prestataire, sera la colonne vertébrale de leur relation et des prestations à venir. Dans cet article, nous reviendrons ensemble sur la définition du contrat de maintenance, ses composantes, variations et objectifs, avant d’analyser sa rédaction. Nous vous donnerons ensuite nos conseils pour que vous puissiez, vous aussi, assurer la gestion de votre contrat de maintenance en toute sérénité.
Le contrat de maintenance repose sur un accord formel entre deux parties, généralement un fournisseur de services et un client, dans lequel le fournisseur s’engage à entretenir, réparer et/ou mettre à jour un produit, un équipement, une installation ou un système pendant une période déterminée. Le but principal du contrat de maintenance est d’assurer que le produit ou le système fonctionne correctement et de minimiser les interruptions de service en cas de panne ou de problème.
Un contrat de maintenance peut concerner divers domaines : l’informatique (logiciels, serveurs, etc.), l’industrie (machines, équipements, etc.), le domaine du bâtiment (infrastructures, systèmes de chauffage et de climatisation), ou tout autre structure ayant un parc technique qui nécessite des opérations de maintenance.
Le contrat de maintenance simple assure une tranquillité à l’entreprise en garantissant le maintien en état du matériel sans frais supplémentaires en cas de panne. Les interventions de maintenance sont incluses dans un forfait préétabli ou limitées à un plafond de dépenses défini, à l’exception des coûts des pièces et matériaux nécessaires aux réparations.
Le contrat de maintenance complet, quant à lui, propose une prise en charge totale des équipements. Ce type de contrat « tout inclus » garantit un fonctionnement optimal grâce à des interventions en cas de panne et un remplacement du matériel si nécessaire. Des techniciens qualifiés effectuent également des contrôles réguliers (maintenance préventive et corrective) et prennent en charge les coûts des pièces détachées.
Le choix du type de contrat de maintenance dépend des besoins spécifiques du client, de son budget et de son niveau de tolérance au risque. Ainsi, le contrat simple est adapté aux petits budgets et aux équipements standards qui ne nécessitent pas une protection complète. Le contrat complet, lui, offre une tranquillité d’esprit maximale et une couverture complète pour un matériel critique ou sensible.
Le contrat de maintenance comporte des caractéristiques fondamentales pour la bonne conduite des opérations de maintenance et la parfaite entente des deux parties, client et prestataire. Les éléments clés d’un contrat de maintenance varient en fonction du type de contrat et du niveau de service souhaité. Cependant, tous les contrats de maintenance doivent impérativement inclure certains éléments.
La gestion de contrat de maintenance a pour objectif principal de garantir le bon fonctionnement des installations sur la durée. Pour ce faire, elle doit répondre à plusieurs objectifs précis.
Le contrat de maintenance a pour objectif premier d’opérer des contrôles réguliers de maintenance préventive. Les techniciens peuvent ainsi déceler et corriger des problèmes en amont des pannes. Cette approche proactive augmente la durée de vie des équipements et diminue les coûts de réparation.
Des équipements défaillants peuvent présenter des risques pour la sécurité des personnes et des biens. Grâce à la gestion de contrat de maintenance, une entreprise s’assure que ses équipements sont conformes aux normes de sécurité en vigueur et qu’elle peut prévenir les accidents.
La gestion de contrat de maintenance garantit un équipement bien entretenu, plus performant et plus efficient. Grâce à cette optimisation du parc de machines, l’entreprise améliore sa productivité et réduit ses coûts d’exploitation.
Un contrat de maintenance permet de réduire les coûts de réparation et de remplacement à travers l’anticipation des pannes et le prolongement de la durée de vie des équipements et installations.
Les pannes d’équipement perturbent l’activité d’une entreprise et entraînent des pertes financières importantes. La gestion de contrat de maintenance minimise les temps d’arrêt et garantit la continuité des opérations de l’entreprise.
Un contrat de maintenance inclut généralement une assistance technique pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes et à optimiser l’utilisation de leurs équipements.
Certains types d’équipements sont soumis à des réglementations qui elles-mêmes imposent aux entreprises de mettre en place un contrat de maintenance pour leur entretien. De ce point de vue, un contrat de maintenance peut aider les entreprises à se conformer à ces réglementations.
En plus de définir clairement les besoins en amont et de rédiger un contrat adéquat, une gestion de contrat de maintenance optimale implique plusieurs actions clés pilotées par l’entreprise cliente.
Pour mener à bien sa gestion de contrat de maintenance, il est recommandé à l’entreprise de mettre en place un système de suivi des interventions et des performances contractuelles. Il est aussi conseillé de communiquer souvent avec le prestataire de maintenance afin d’anticiper les problèmes potentiels et les échéances.
Pour réussir au mieux sa gestion de contrat de maintenance, l’entreprise a tout intérêt à négocier des prix compétitifs et des conditions contractuelles favorables. Cela consiste à analyser les coûts de maintenance et à identifier les opportunités d’économies. Enfin, elle doit déployer des programmes de maintenance préventive.
L’entreprise peut évaluer régulièrement les performances du prestataire de maintenance et organiser des réunions régulières avec lui afin de discuter des performances et des opportunités d’amélioration. Ensemble, ils peuvent rechercher des moyens d’améliorer l’efficacité des interventions.
Il est conseillé à l’entreprise qui s’engage dans une gestion de contrat de maintenance de développer une relation de confiance et de collaboration avec le prestataire en question. Pour cela, elle doit impliquer toutes les parties prenantes dans la gestion de son contrat de maintenance et être capable de gérer les conflits de manière constructive et équitable.
La gestion de contrat de maintenance est l’étape première de toute stratégie de GMAO. De la définition des besoins à la rédaction dudit contrat, rien n’est à laisser au hasard dans l’engagement de l’entreprise et du prestataire. Ces deux parties accordées, reposez-vous sur notre solution Divalto field service, votre outil de GMAO au quotidien ⚙️
