Pourquoi dématérialiser ? Les avantages de la dématérialisation

La digitalisation permet d’automatiser de nombreuses opérations administratives et commerciales. Des solutions comme la gestion électronique des documents (GED), la facturation électronique et l’archivage électronique réduisent le temps passé sur des tâches répétitives, limitant ainsi les erreurs humaines et améliorant la traçabilité. L’EDI (Échange de Données Informatisé) permet de transmettre électroniquement les documents de manière sécurisée et rapide.

En remplaçant les supports papier par des workflows numériques et en numérisant les documents, les entreprises fluidifient leurs processus internes. Les employés gagnent en efficacité, se concentrant sur des missions à plus forte valeur ajoutée. La dématérialisation des factures fournisseurs et clients facilite le suivi et le traitement des transactions.

Les documents numériques sont archivés électroniquement, garantissant leur intégrité et leur accessibilité à tout moment. Le coffre-fort numérique permet de stocker des documents de manière sécurisée et de garantir leur valeur probante. L’utilisation de certificats électroniques et de signatures électroniques assure l’authenticité des échanges.

La dématérialisation élimine le besoin d’impressions, d’archivage physique et de gestion du papier. Cette transition entraîne des économies substantielles sur l’achat de fournitures, la maintenance des imprimantes et le stockage des documents, tout en simplifiant le traitement des factures et la gestion documentaire. La facturation électronique réduit les coûts liés aux envois postaux et à la conservation des documents papier.

En automatisant certaines tâches, la dématérialisation permet de réaffecter les ressources humaines vers des activités plus stratégiques. Elle contribue également à améliorer le confort des salariés en réduisant la charge administrative, notamment via l’utilisation de solutions de dématérialisation et d’ERP (Enterprise Resource Planning). Les délais de traitement des factures sont réduits grâce à des solutions de gestion électronique avancées.

Dans le cadre des marchés publics et des échanges avec les administrations, la dématérialisation des documents devient une exigence réglementaire. Des plateformes comme Chorus Pro permettent aux entreprises de transmettre leurs factures électroniques aux établissements publics en toute conformité avec la législation en vigueur. Le Code Général des Impôts impose certaines mentions obligatoires et garantit la valeur légale des documents numériques.

La diminution de la consommation de papier et d’encre a un impact direct sur la réduction des déchets et de l’empreinte carbone des entreprises. Moins d’impressions signifie moins de transport, de production de papier et de déforestation. L’archivage électronique et la facturation électronique permettent une gestion durable des documents. De nombreuses entreprises adoptent une démarche de « zéro papier » afin de minimiser leur impact environnemental.

L’utilisation de solutions numériques favorise une gestion plus responsable des ressources naturelles. La dématérialisation s’inscrit dans une démarche écoresponsable, aidant les entreprises, y compris les TPE, PME et grandes entreprises, à atteindre leurs objectifs de développement durable tout en garantissant la conformité avec la réglementation fiscale et le Code Général des Impôts. Les solutions de gestion électronique de documents permettent d’optimiser le cycle de vie des documents et de limiter leur stockage physique.

Adopter la dématérialisation, c’est aussi s’inscrire dans une stratégie de transformation numérique durable. Les entreprises peuvent ainsi répondre aux attentes des consommateurs et des partenaires en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). La mise en place de systèmes informatisés pour le traitement des factures et des documents administratifs permet de limiter l’utilisation de ressources naturelles et d’améliorer la gestion des flux documentaires.