Histoire de la dématérialisation  : les principes clés !

Le projet de dématérialisation implique de dématérialiser plusieurs documents pour le service comptabilité ; dont les factures électroniques que vous recevez de vos fournisseurs.

La facture électronique doit s’accompagner d’une Gestion Electronique des Documents (GED). Pourquoi ? Pour assurer un système de sauvegarde des factures.

Le système de GED doit être combiné avec un Système d’Archivage Electronique (SAE). De cette manière, vous garantissez l’intégrité des documents sur le long terme.

La Piste d’Audit Fiable (PAF) reconstitue dans un ordre chronologique la totalité de la transaction commerciale. Elle est nécessaire pour les factures en format papier et PDF. Elle ne s’applique pas aux factures électroniques certifiées.

La signature électronique avec horodatage

Vous émettez des factures électroniques ? La signature électronique avec horodatage est alors fortement recommandée pour :

• confirmer l’existence de la facture à la date déterminée,
• Valider qu’aucune modification n’ait été réalisée depuis la date donnée.

La signature électronique est un gage de réassurance. Vos destinataires ont accès aux éléments d’identifications. L’horodatage leur donne des informations sur la date, l’heure ou le lieu de signature. La signature électronique avec horodatage garantit l’intégrité du document.

La signature électronique n’est valide qu’avec un certificat électronique (via un prestataire agréé ou un logiciel spécialisé).

Les technologies complémentaires à la GED

• LAD : lecture automatique de documents (composé de la RAD et de l’OCR)
• RAD : reconnaissance automatique de documents (par scanner)
• OCR : reconnaissance optique des caractères (vidéocodage)

Choisir la facture électronique pour :

• L’optimisation de la logistique : objectif zéro papier. La dématérialisation des documents accélère les échanges entre la comptabilité et les fournisseurs ou clients.
• Le Gain de place : oubliez les tonnes de classeurs encombrant vos étagères et bibliothèques. Désormais toutes les factures sont traitées et stockées dans la GED et le SAE.
• Des économies de papier : plus de papier, donc plus de frais d’impression ou de photocopie. Des coûts qui représenteraient entre 10000 et 25000€/an pour des PME de moins de 100 employés (source : Iterop)
• Des gains de productivité : les comptables n’ont plus à saisir les factures. Ils vérifient et contrôlent. Le traitement est donc amélioré.
  Mais attention à ne pas oublier :
• Les risques de traitement : de suppression ou de modification des fichiers numérisés. Les factures électroniques peuvent aussi être la cible d’attaques malveillantes. Le SAE est donc obligatoire
• Les coûts engendrés : par l’ensemble du processus de dématérialisation (GED + SAE). Le passage à la dématérialisation doit être soutenu au préalable par des analyses du secteur.