Les rapports, ou bons, d’intervention assurent la bonne gestion du travail des techniciens. Bien qu’ils soient incontournables, ils peuvent être chronophages pour vos équipes.
Surtout si elles ne sont pas à l’aise avec les tâches administratives. Travail fastidieux, délais d’envoi, mauvaise interprétation du rapport par les autres services… bref. La gestion des rapports d’intervention n’est pas chose facile.
De nouveaux outils simplifient cette tâche et font gagner du temps à vos équipes.
Pour autant, savent-elles comment rendre un rapport d’intervention efficace ? Dans cet article, nous rappelons l’importance des rapports d’intervention et partageons nos bonnes pratiques.
1. Les rapports d’intervention constituent un justificatif ainsi qu’un récapitulatif de l’intervention. Ils attestent du passage chez le client. D’une part, cela permet de vérifier que le technicien effectue correctement son travail. D’autre part, c’est utile en cas de litige avec un client.
2. Ces documents administratifs répertorient plusieurs éléments : détail de la demande, tâches à réaliser, photos, matériel utilisé, etc. Autrement dit, ils permettent d’assurer une traçabilité des interventions et conserver une historique.
3. Ils permettent également au client de signer. Cela va notamment permettre de facturer l’intervention.
Un rapport d’intervention peut se matérialiser en papier ou en version numérique. Même si le papier a longuement été utilisé, aujourd’hui il n’est plus adapté. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette évolution :
Sans compter le fait que l’écriture manuscrite rend les rapports difficiles à déchiffrer. Pour les rendre accessibles à tous, il faut soit les scanner, soit les réécrire. C’est une perte de temps.
Les bons d’intervention digitaux, quant à eux, se popularisent de plus en plus. Ils proposent plusieurs avantages : pré-paramétrage, traçabilité, rapidité d’envoi, export .PDF, etc. Vous l’aurez compris, ils coïncident parfaitement avec les besoins des techniciens.
Ce nouveau format dématérialisé est intégré aux logiciels de gestion. Par exemple, avec un CRM tel quel divalto weavy, vous pouvez :
1. Paramétrage
Bien paramétrer les opérations et les mesures à effectuer est essentiel. Effectuer ces paramétrages selon le type d’équipement et le type d’intervention permet à l’utilisateur terrain d’avoir moins de saisies. Il sera plus rapide grâce à des check-list ou des listes déroulantes par exemple.
2. Prise de photos
Prendre des photos avant et après l’intervention est recommandé. Cela permet devoir les changements en un coup d’œil et être utile en cas de litige.
3. Détail des tâches
En détaillant l’ensemble des tâches effectuées, vous conservez un suivi précis de vos interventions.
4. Signature électronique
La signature électronique se démocratise de plus en plus. Gain de temps, sécurité des données, mobilité… sont autant d’avantages qu’offre ce nouveau format.
Chez Divalto, nous avons développé un connecteur DocuSign permettant d’apposer des signatures électroniques en toute simplicité.
5. Données personnelles
Nous vous conseillons d’éviter d’utiliser les données personnelles dans les rapports d’intervention. Une fois la période légale de conservation des données terminée, il vous sera impossible d’anonymiser les informations. Dans le cadre du RGPD, vous risquez une pénalité.
