Passé 2024, tous les professionnels travaillant en B2B (Business to Business) et en B2G (Business to Government) auront l’obligation de dématérialiser leurs factures.
Pourquoi ? L’état lutte depuis de nombreuses années contre la fraude à la TVA. On se rappellera d’ailleurs des nouvelles réglementations autour des caisses enregistreuses dans les points de vente qui avaient vu le jour en 2018.
Mais à contrario de cet exemple, la dématérialisation n’est pas une contrainte pour les professionnels ; loin de là ! Elle peut avoir de multiples avantages si on respecte son cadre légal. Nous vous le présenterons dans cet article, accompagné de ses impacts sur vos logiciels ERP et quelques-uns de ses avantages. Bonne lecture !
En 2004, l’état français autorisait – suite à une directive européenne datant de 2001 – la dématérialisation de factures externes aux entreprises. En 15 ans, le domaine d’application s’est largement étendu et concerne même aujourd’hui la fiche de paie des salariés.
La dématérialisation des flux est cependant à séparer en deux catégories :
Pour que la dématérialisation fiscale soit légale, quelques règles sont à respecter :
Bien encadrée légalement, la dématérialisation dispose de nombreux avantages tels que :
D’après une étude réalisée par EY « Livre blanc sur la dématérialisation des factures fournisseurs » :
« Le traitement d’une facture fournisseurs est un processus coûteux estimé à environ 15 euros. En automatisant la gestion des factures, les entreprises peuvent économiser 25% à 50% des coûts de traitement. En parallèle, le temps de traitement d’une facture (de la réception à la comptabilisation) est passé de 20 à 5 jours ».
L’ERP, pour Enterprise Resource Planning, est un progiciel. C’est-à-dire que c’est un logiciel qui englobe plusieurs logiciels.
En l’occurrence, l’ERP – dont l’objectif est d’optimiser la gestion d’une entreprise – est constitué d’un logiciel de comptabilité, de gestion commerciale (devis, stock, catalogue, etc.), d’un logiciel de paie, d’une gestion de la production (au besoin), de la logistique (au besoin aussi), etc.
Toutes les données liées à ces logiciels sont stockées de manière sécurisée dans une base de données centralisée, ce qui réduit les risques de perte ou de violation de données. De plus, l’ERP permet de suivre les changements réglementaires et de les intégrer rapidement aux processus existants.
Les solutions ERP offrent de nombreux avantages pour la dématérialisation des factures fournisseurs. Tout d’abord, elles permettent une gestion centralisée des documents et des données liées aux fournisseurs, ce qui facilite la recherche et la récupération des informations. De plus, l’ERP peut automatiser les processus de validation et de paiement des factures, ce qui réduit les erreurs et les coûts liés à la saisie manuelle des données.
Factures fournisseurs
L’ERP permet de fiabiliser la gestion des factures fournisseurs :
Factures clients
Le solutions ERP pour la dématérialisation des factures client permettent :
L’ERP peut également offrir des avantages pour les clients en matière de dématérialisation.
Grâce à une application mobile dédiée, les clients peuvent accéder facilement à leurs factures électroniques et à d’autres documents, ce qui améliore leur expérience et leur satisfaction. De plus, l’ERP permet de mettre en place des processus de facturation électronique, ce qui réduit les délais de paiement et facilite la gestion des comptes clients.
Il est essentiel pour les entreprises souhaitant améliorer leur relation clients de passer aux solutions ERP pour la gestion électronique des documents. Ils permettent de répondre aux attentes de leurs clients en matière de rapidité et de sécurité, tout en améliorant leur efficacité opérationnelle.
Il y a différentes façons de gérer la dématérialisation. Chez Divalto, nous avons choisi d’étoffer notre logiciel d’un “Datahub”. Cet espace réceptionne les factures dématérialisées et les rapproche des écritures comptables.
Notre logiciel ERP émet aussi des pièces commerciales électroniques avec des “metadonnées” qui permettent que les éléments soient mieux compris par les logiciels de réception : le numéro client, la somme, etc.
Pour ce qui est de la dématérialisation des pièces papier ou PDF sans métadonnées, nous nous sommes adossés à la solution Yooz. Pour la signature et l’archivage, nous proposons un partenariat avec DPII.
Pour conclure, la dématérialisation est donc une opportunité au long terme pour les entreprises d’améliorer leur gestion et de faciliter les échanges de documents entre leurs différents interlocuteurs (fournisseurs, clients, salariés…).
Le logiciel ERP Divalto a, d’ailleurs, déjà intégré de nombreuses fonctionnalités permettant de dématérialiser simplement et de façon sécurisée vos documents. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
