Le choix d’un ERP (enterprise resource planning) appelé aussi PGI (progiciel de gestion intégré) est, pour une entreprise, une décision stratégique dans le changement de gestion de ses opérations.
Centralisation des données, automatisation des processus… Une solution ERP va, en effet, améliorer l’efficacité opérationnelle, la prise de décision et la rentabilité. De nombreux bénéfices donc, mais aussi un investissement important pour l’entreprise et qui nécessite une réflexion poussée.
Nous vous exposerons ici les avantages et les inconvénients d’un PGI et vous aiderons à évaluer le retour sur investissement d’un tel projet. Tout pour mieux comprendre pourquoi et comment choisir un ERP adapté à votre entreprise !
L’ERP est une vraie révolution numérique organisationnelle au sein de l’entreprise ! Ce progiciel rassemble toutes les fonctions sous une même interface, avec comme but premier l’efficacité opérationnelle. À cela s’ajoutent les autres objectifs d’un ERP, que voici.
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L’un des objectifs d’un progiciel ERP est de réduire les silos d’informations grâce au regroupement de toutes les données dans une base homogène. Cette mise en commun de la somme des informations de l’entreprise améliore la transparence, la mise à jour en temps réel des documents ainsi que la collaboration entre services, le tout avec un accès sécurisé.
Cette base unifiée de données fiables offre aux dirigeants la possibilité de prendre de meilleures décisions pour l’entreprise et améliore la réactivité face aux imprévus.
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Choisir un ERP va permettre d’automatiser les tâches administratives et répétitives (gestion des stocks, facturation, traitement des commandes), une automation qui va engendrer à son tour un gain de productivité et une diminution des erreurs.
L’automatisation inhérente à un système ERP standardise également les workflows, pour une plus grande facilité d’intégration d’éventuels nouveaux collaborateurs, mais aussi une meilleure conformité aux normes.
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Avec l’édition de tableaux de bord et d’indicateurs clés de performance (key performance indicators ou KPI), choisir un ERP permet aux différents responsables (PDG, DAF, DSI) d’analyser en temps réel les données de l’entreprise.
Ces données, combinées à des outils de business intelligence (BI), vont ensuite aider à anticiper les tendances du marché et à adapter les stratégies en conséquence.
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Une solution PGI prend en compte la gestion de la comptabilité (écritures, paiements et factures), réduisant par la même occasion les erreurs de saisie humaine et facilitant le suivi des finances.
Choisir un ERP engendre aussi un meilleur contrôle des coûts, une budgétisation plus précise et, finalement, une amélioration de la rentabilité globale de l’entreprise.
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Autre objectif d’un logiciel ERP : la gestion des RH (fiches de paie, congés recrutement) via des modules dédiés. Un PGI va centraliser ces informations et faciliter le partage de documents et la communication entre équipes, de quoi rendre plus aisé le travail collaboratif.
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Un progiciel ERP est conçu pour être à la fois modulable et évolutif. Il est ainsi capable de s’adapter aux besoins de l’entreprise, et peut être interfacé avec d’autres outils digitaux (CRM, gestion de projet), assurant ainsi une interopérabilité efficace et une gestion fluide des opérations.
Centralisation et automatisation des processus métier sont les deux principes moteurs d’un PGI. Cette double approche comporte de nombreux avantages pour une entreprise, qu’il s’agisse de l’optimisation des opérations, d’une prise de décision plus avertie ou de la simplification de la collaboration interne. Résultat : une entreprise boostée par l’ERP !
L’un des avantages d’un ERP est la disparition des silos d’informations. Les données de tous les services (finance, RH, logistique, production) sont centralisées dans une base unique, ce qui facilite leur accès en temps réel et améliore de fait la collaboration entre équipes.
Cette centralisation a aussi pour avantage de mettre fin aux erreurs liées aux saisies manuelles et aux doublons. Les données s’avèrent ainsi plus fiables et présentent une meilleure conformité réglementaire.
Grâce à l’automatisation des actions récurrentes (gestion des commandes, facturation, suivi des stocks), choisir un ERP libère du temps pour les équipes qui peuvent alors se focaliser sur des missions ou activités à plus forte valeur ajoutée.
La centralisation et l’automatisation des processus métier fluidifient les échanges entre les services au sein même de l’entreprise, avec à la clé une meilleure coordination et une plus forte réactivité pour toujours plus de satisfaction client.
Choisir un ERP donne accès à tout un panel d’outils de reporting ainsi qu’à des tableaux de bord interactifs. Ces analytiques offrent en temps réel aux dirigeants une compréhension précise des KPI. Ces observations vont ensuite faciliter l’anticipation des besoins et l’optimisation des ressources, et peuvent également servir à réduire les coûts inutiles.
Un logiciel de gestion intégré va aussi agir sur le suivi financier. Il automatise la comptabilité et facilite la gestion des devises et des réglementations fiscales : un atout majeur pour les entreprises internationales.
Une solution PGI est agile et adaptable. Ce progiciel évolue au gré des besoins de l’entreprise. Il garantit aussi la conformité avec les réglementations en vigueur (RGPD, normes comptables…) grâce à des fonctionnalités de gestion des données et des accès parfaitement sécurisés.
Si choisir un ERP, c’est s’assurer de nombreux avantages pour l’entreprise – avec une meilleure organisation, un gain de productivité, et moins d’erreurs humaines – son implémentation reste une opération sensible qui peut présenter des difficultés si elle est mal estimée.
L’un des inconvénients d’un PGI est son coût relativement élevé. L’achat du logiciel de gestion intégré, des licences, du matériel informatique et le règlement des frais de mise en œuvre peuvent être conséquents, il faut donc les anticiper. En parallèle, les entreprises doivent aussi prévoir des coûts récurrents liés aux mises à jour, aux évolutions techniques du système et à la formation des employés.
La mise en place d’un logiciel PGI demande un certain temps et suit une planification rigoureuse. Entre l’analyse des besoins, la configuration, les tests et la formation des utilisateurs, le processus complet d’implémentation peut durer jusqu’à plusieurs mois. Une mauvaise planification peut entraîner des retards, des interruptions d’activité et des surcoûts imprévus. D’où la nécessité de bien flécher son projet ERP.
Il faut aussi garder à l’esprit que les employés, eux aussi, doivent s’adapter à de nouveaux processus. Une phase d’acclimatation, là encore à prendre en compte, car pouvant générer de la résistance et impacter temporairement la productivité.
Certaines solutions ERP peuvent être standardisées : un problème pour les entreprises avec des besoins spécifiques. Dans certains cas, une personnalisation est possible, mais elle peut s’avérer complexe et onéreuse.
Face à une solution PGI trop rigide, certaines entreprises doivent revoir leur organisation et s’adapter au progiciel, freinant de fait l’adoption des équipes à ce nouvel outil. Autre écueil, les mises à jour, qui peuvent, elles, entraîner des incompatibilités avec d’autres outils déjà utilisés en interne.
Opter pour un PGI va provoquer une centralisation de toutes les données de l’entreprise, dont les données sensibles. Une mise en commun qui peut faire l’objet d’une cyberattaque, c’est pourquoi des mesures de sécurité supplémentaires renforcées sont nécessaires, notamment pour les ERP cloud.
Autre problématique, l’intégration avec les logiciels existants. L’interfaçage peut être compliqué et nécessiter, là encore, des développements supplémentaires pour assurer une bonne interopérabilité.
Pour réussir un projet d’implémentation de logiciel de gestion intégré, quatre points sont à garder à l’esprit : évaluer ses besoins, choisir une solution évolutive, prévoir un budget réaliste et accompagner les employés dans le changement. Une bonne planification permet d’obtenir la pleine mesure des bénéfices de cet outil.
De la gestion financière à celle des ressources humaines et jusqu’à l’analyse stratégique, un PGI optimise l’organisation de l’entreprise à bien des niveaux. Voici comment mesurer ces différentes améliorations et calculer au plus près le ROI de votre projet ERP.
Le calcul du ROI d’un ERP est basé sur cette formule : (bénéfices – coûts) / coûts x 100.
Pour l’utiliser, il s’agit d’évaluer 3 critères.
L’estimation du retour sur investissement comporte trois phases. C’est à travers l’analyse de ces critères que l’entreprise va pouvoir optimiser l’adoption de sa solution ERP et en maximiser les bénéfices sur le long terme. L’évaluation s’articule comme suit :
Avant tout, rappelons que choisir un PGI adapté, c’est trouver une solution en adéquation avec les besoins, la taille et le budget de l’entreprise. C’est en anticipant ces critères, que l’entreprise maximisera les bénéfices de sa solution ERP et accélèrera sa rentabilité.
Réussir son implémentation tient à une préparation rigoureuse qui comprend la formation des équipes, mais aussi un suivi post-déploiement pour s’assurer de son adoption. Surtout, pour que son ROI soit durable, le système ERP devra évoluer avec les besoins de l’entreprise. Cela passe par des mises à jour régulières et une veille technologique.
Étape décisive dans le développement d’une entreprise, le choix du bon ERP va améliorer la gestion et la performance. À la clé : des données centralisées et des processus automatisés, de quoi optimiser la productivité, la prise de décision et donc la rentabilité. Pour parvenir à ce résultat, une planification rigoureuse, une formation adéquate et un suivi régulier sont de mise. Chacune de ces étapes garantira l’adoption de la solution par les utilisateurs et maximisera le ROI.
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