Un ERP (enterprise resource planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) est un logiciel de gestion conçu pour permettre aux entreprises de centraliser et d’améliorer leurs processus. Pourquoi utiliser un ERP ? Il offre de nombreux avantages comme une meilleure organisation, un gain de productivité et une réduction des erreurs.
Toutefois, comme toute solution logicielle, il présente aussi quelques difficultés liées à son implémentation. Nous reviendrons ici sur les inconvénients des PGI qu’il vous sera utile de connaître avant de choisir un ERP.
Le principal inconvénient d’un ERP est son coût. En effet, l’acquisition d’un logiciel PGI représente un investissement significatif pour une entreprise, il s’agit donc de bien l’anticiper.
Licences logicielles, achat de matériel informatique, frais d’implémentation pour assurer la bonne mise en place et la configuration du système… L’intégration d’un ERP représente une dépense de départ conséquente.
Malgré le coût initial de l’opération, il faut garder à l’esprit le fait qu’un ERP bien implémenté apporte des gains conséquents en termes de productivité et d’efficacité, rendant l’investissement rentable sur le long terme.
Les inconvénients d’un PGI concernent les coûts initiaux, mais aussi les charges récurrentes. En effet, les entreprises doivent prévoir des mises à jour logicielles, l’évolution de leur système ERP et la formation continue de leur personnel.
Par ailleurs, si le progiciel ERP ne correspond pas parfaitement aux besoins de l’entreprise, des développements sur mesure peuvent s’avérer nécessaires. Cette personnalisation peut être donc, elle aussi, à prévoir dans le coût total d’un déploiement.
Un autre inconvénient de l’ERP peut résider dans sa mise en place, relativement longue et complexe. Pour éviter tout retard ou surcoûts imprévus, l’anticipation est, là encore, la clé ! De même, préparer les équipes en amont permet de faciliter l’adhésion au changement.
Le processus d’implémentation d’un PGI comprend cinq étapes majeures : l’analyse des besoins de l’entreprise, le paramétrage du progiciel, les tests, la formation des équipes et, enfin, le déploiement de la solution à proprement parler.
Certaines entreprises sous-estiment le temps nécessaire à l’implémentation d’un projet d’ERP. Or, un projet mal planifié peut, par exemple, engendrer une interruption temporaire des activités et de ce fait un manque à gagner pour l’entreprise. Il est donc impératif de planifier le déploiement au plus juste.
Un logiciel de gestion intégré impose souvent une réorganisation des processus internes, ce qui peut générer des inconvénients comme une résistance au changement parmi les employés. Une formation adéquate est donc à prévoir pour que les collaborateurs maîtrisent la nouvelle solution, adoptent les bonnes pratiques de travail et valident l’utilisation de cet outil au sein de l’entreprise.
Ces formations représentent évidemment un coût supplémentaire et peuvent avoir un impact temporaire sur la productivité. Certains utilisateurs peuvent éprouver des difficultés à s’adapter à un environnement numérique plus complexe, ce qui aura pour effet de ralentir l’adoption de l’ERP, d’où la nécessité d’un accompagnement au changement mené par les dirigeants et avec le soutien de l’intégrateur de l’ERP.
Parce qu’il réunit les informations sensibles de l’entreprise, le logiciel ERP devient une cible potentielle. Pour éviter qu’il ne devienne vulnérable, certaines précautions sont à prendre.
Un progiciel de gestion intégré a pour rôle de centraliser des données sensibles telles que les informations financières, les données client ou encore les ressources humaines. Cette centralisation peut malheureusement attirer l’attention des cybercriminels.
Avec des mesures de sécurité adaptées, les risques peuvent cependant être significativement réduits. Une protection renforcée (mises à jour régulières, protocoles de cybersécurité avancés, sensibilisation des utilisateurs aux bonnes pratiques) suffit à limiter les vulnérabilités et à assurer la sécurité des systèmes.
De nombreux PGI fonctionnent en mode cloud, on parle alors de solution SaaS (software as a service en anglais). Ce modèle offre flexibilité et accessibilité, mais il nécessite cependant une attention particulière en matière de sécurité des données.
Le respect des règles de conformité (comme le RGPD en Europe) étant un enjeu majeur, une entreprise qui souhaite déployer un système ERP doit s’assurer que le fournisseur de services cloud propose des protocoles de sécurité avancés et une bonne gestion des accès afin d’éviter tout risque de compromission de ses données.
La connaissance des potentielles limites d’un logiciel ERP est précieuse pour bien préparer ses équipes et surtout faire le bon choix d’un intégrateur capable d’accompagner la conduite du changement, tant au niveau technique qu’humain.
Les logiciels PGI sont conçus à l’origine pour répondre aux besoins de nombreuses entreprises, mais ils ne sont pas forcément adaptés aux spécificités de chaque organisation. Leur personnalisation est toujours possible, mais cette dernière peut s’avérer complexe et donc coûteuse.
Un inconvénient de l’ERP à connaître également : certains PGI imposent une méthodologie rigide qui ne correspond pas toujours aux processus en place dans l’entreprise. Là encore, un accompagnement au changement par l’intégrateur de progiciel s’avère pertinent pour sensibiliser les futurs utilisateurs.
Les éditeurs d’ERP proposent régulièrement des mises à jour pour renforcer la sécurité, enrichir les fonctionnalités du logiciel, voire corriger d’éventuels dysfonctionnements.
Bien que bénéfiques pour l’évolution et la pérennité du système, ces mises à jour peuvent parfois entraîner des ajustements inattendus, nécessitant une adaptation des processus et modes d’utilisation en place dans l’entreprise. Ces mises à jour peuvent aussi occasionner des incompatibilités temporaires avec certaines applications tierces. Là encore, le choix d’un intégrateur expert, maîtrisant le logiciel et les logiques métier de l’entreprise, fera la différence.
En tenant compte en amont des enjeux du déploiement d’un PGI, une entreprise peut mieux anticiper les défis liés à l’implémentation d’un logiciel de gestion et maximiser les bénéfices de cet outil stratégique.
Pour minimiser les inconvénients d’un PGI, il est recommandé de :
Les logiciels PGI offrent de nombreux avantages, mais aussi certains inconvénients. Afin de réduire au maximum ces derniers et de faire de votre projet ERP un accélérateur du développement de votre entreprise, une seule solution : être bien entouré.
Chez Divalto, nous accompagnons les entreprises dans leur projet d’implémentation d’ERP depuis plus de 40 ans. Une expérience à la fois humaine et technique, que l’on retrouve dans nos process et nos produits comme les logiciel ERP Divalto.
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