Ding dong, l’heure de la dématérialisation a sonné ! Véritable solution d’avenir, de nombreuses entreprises l’ont déjà adoptée. Pas étonnant, surtout lorsque l’on connait ses nombreux avantages.
Quoi ? Vous l’avez laissée sur le pas de la porte ? Plutôt normal, réussir un projet de dématérialisation, ce n’est pas aussi simple qu’installer Zoom sur son ordinateur. Sa mise en place requiert certaines compétences et s’inscrit dans une gestion en mode projet.
Pas d’inquiétude : dans cet article, nous vous livrons nos conseils clés pour réussir votre projet de dématérialisation.
Pour réussir votre projet de dématérialisation, il est indispensable de faire un état des lieux des processus de votre entreprise :
En analysant l’existant, vous disposerez de toutes les informations nécessaires à votre projet. Une fois tous ces points identifiés, vous disposez d’une vision claire sur les processus à optimiser, les documents concernés, et les métiers impactés.
Vous êtes en mesure de construire une feuille de route grâce à cette vision d’ensemble. Avec la vision métier, vous adaptez votre stratégie et transformez les processus au cas par cas.
Voici un exemple concret : le service financier dématérialisera sans doute le traitement des factures, quand d‘autres se concentreront sur le traitement du courrier, ou d’autres documents.
Nous ne le répèterons jamais assez : la dématérialisation est un projet humain. La dématérialisation est un sujet transverse et concerne des sujets variés, des processus métiers différents. Mettre en place ce projet impliquera l’ensemble des parties prenantes.
Votre objectif ? Collecter les attentes et les besoins de vos collaborateurs et de vos services. Identifiez les freins et les résistances de votre équipe. Grâce à leurs retours, vous proposez la solution adéquate, répondant aux besoins de tous.
Proposer une solution adéquate, c’est, par exemple, proposer les outils adaptés aux besoins de vos collaborateurs. N’oubliez pas que vos employés sont les garants de la réussite de votre projet de dématérialisation. S’ils ne sont pas convaincus que la dématérialisation leur rendra service, ils ne changeront pas leurs habitudes.
Finalement, il sera plus aisé d’orienter la stratégie en fonction des collaborateurs impliqués dans le projet, tout en construisant un socle commun de dématérialisation.
Pour réussir la gestion de votre projet de dématérialisation, il vous appartient de fixer un cap.
Posez-vous les bonnes questions pour déterminer des objectifs cohérents :
En fixant des objectifs, vous donnez un cap à votre projet de dématérialisation. En suivant les objectifs, vous apportez les modifications nécessaires.
Voici un exemple concret : votre objectif, c’est le zéro papier. Vous avez tout mis en place pour que votre entreprise fonctionne sans documents au format papier. Rien ne justifie son utilisation. Et pourtant, vous observez des résistances au 100% numérique. En suivant ces objectifs, vous apportez une réponse adaptée : vous discutez avec vos collaborateurs les plus résistants pour comprendre leurs freins. Vous leur proposez un accompagnement adapté à leurs craintes.
Petit rappel au cas où vous ne l’aviez toujours pas compris : un projet de dématérialisation est un projet humain, dont la réussite dépend des humains qui composent votre entreprise.
Accompagnez vos collaborateurs dans cette transformation, c’est accompagner la réussite de votre entreprise. Il ne s’agit pas seulement de comprendre leurs freins et besoins (conseil n°2), il s’agit de les aider.
En adoptant cette démarche, vos employés comprennent que vous agissez dans leur intérêt. Ils vous font confiance, se sentent compris et écoutés. La gestion de votre projet de dématérialisation est une grande réussite.
Pour réussir votre projet de dématérialisation, la clé est d’écouter les humains de votre entreprise.
Vous réalisez un état des lieux des processus de votre entreprise en fonction des retours des humains qui la composent. Vous impliquez vos collaborateurs dans le projet de dématérialisation, et fixez les objectifs avec eux. Vous agissez ensemble, et pour leur rendre service. Vos collaborateurs rencontrent des difficultés ? Accompagnez-les.
La transition vers le zéro papier est un projet humain : mettez les humains dans les meilleures dispositions pour faire réussir ce projet.
