Obligation communautaire, la dématérialisation des factures et de leurs données est utilisée par de nombreux pays européens, dont l’Italie et l’Allemagne. Ce sujet revient souvent sur la table. Mais, savez-vous vraiment ce dont il est question (origine, étapes clés…) ?
Pour faire simple, la dématérialisation existe depuis le début des années. Elle vise à remplacer les supports papiers par des supports numériques. Dit comme ça, ça a l’air simple mais c’est plus compliqué qu’il n’y parait. Beaucoup de critères doivent être pris en compte pour réussir son déploiement, en commençant par le respect des étapes clés.
Conscient des enjeux liés à la dématérialisation des documents et à l’aube de l’application de l’article 153 de la loi de finances publiques de 2020, Divalto décide d’aller plus loin. Sa volonté : s’associer à une solution PDP disponible depuis l’ERP Divalto infinity pour gérer la dématérialisation de tous types de factures.
Il y a 4 objectifs principaux qui déterminent la généralisation des factures électroniques aux entreprises assujetties à la TVA :
La loi encadre la facturation électronique, en lui accordant la même valeur qu’une facture papier classique. Attention, il existe trois conditions pour que la dématérialisation de ces documents soit valable :
1. L’authenticité de l’émetteur de la facture doit être assurée ;
2. Le contenu du document doit être certifié ;
3. Sa lisibilité doit être possible, de la réception de la facture à la fin de sa période de conservation.
C’est peut-être l’une des principales raisons de commencer une politique « zéro papier ». La dématérialisation des factures permet de réduire les coûts en entreprise, et le coût environnemental. Selon Agence De l’Environnement et De la Maîtrise de l’Energie, l’industrie du papier contribue à l’émission de près de 600 millions de tonnes de CO2 tous les ans.
Ainsi, selon le Syndicat national des supports d’image et d’information, une entreprise d’une centaine de salariés dépenserait chaque année entre 10.000 et 25.000 euros de papiers et matériel, juste pour sa consommation interne. Avec l’arrêt des factures au format papier, c’est une source de dépense considérable qui s’allège, sans frustration ou perte d’efficacité opérationnelle.
La dématérialisation des factures est l’alliée de l’efficacité opérationnelle. Elle contribue ainsi à une réduction drastique des coûts et des délais de traitement. Avec la digitalisation de la facturation, les délais et coûts sont divisés par 5. Les erreurs de saisie sont évitées, les envois et échanges de pièces sont instantanés, les signatures et paiements sont déclenchés plus vite. De quoi laisser le temps aux collaborateurs de se pencher sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !
La dématérialisation est plus qu’une preuve de paiement, elle consiste principalement en un justificatif fiscal transparent, juridique et comptable. Elle fait l’objet de contrôles documentés et permanents, même après le paiement.
Avec la digitalisation de la facturation, on constate un renforcement de la traçabilité des opérations. En effet, les informations que contiennent les factures sont automatiquement reconnues et intégrées au système d’information via la politique de GED (Gestion électronique des documents), grâce aux fonctions d’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et de LAD (Lecture automatique de documents). Les factures électroniques doivent être transmises au format PDF, EDI ou manuscrit, elles doivent comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier ainsi qu’une signature électronique horodatée.
L’avantage principal ? Il est possible de retrouver rapidement et en quelques clics n’importe quelle facture, bien au-delà de sa durée légale d’archivage.
La dématérialisation des factures permet aussi d’améliorer la satisfaction client. Ce dernier peut en effet retrouver n’importe quel document sur une plateforme collaborative, échanger avec son expert-comptable sur le sujet, l’exporter… Ce procédé supprime donc toute frustration sur la facturation… (Même s’il ne peut rien faire pour le montant affiché !)
L’une des étapes les plus importantes concerne vos priorités. Pourquoi ? Tout simplement car il est possible de dématérialiser plein de choses : pièces commerciales, bulletins de paie, planning, certains flux… Il faut donc choisir ce qui fait gagner le plus de temps et d’argent.
Cette première étape permet aussi de rationnaliser l’organisation. Cela permet de savoir comment sont gérés les documents et par qui. En priorisant vos actions, il sera plus facile de faire une sélection parmi les solutions du marché.
Dans un premier temps, il s’agit de constater le processus de gestion des factures en place actuellement, et d’en dégager les forces et faiblesses. Pour cela, on commence par mesurer le rapport complexité/efficacité et donc le gain en termes de performances. Mais surtout, au-delà de l’aspect financier et technique, pensez à ce que va changer l’automatisation des processus sur votre organisation interne :
Passons à la deuxième étape qui consiste à informer tous les collaborateurs. La dématérialisation des processus et/ou documents nécessite évidemment leur implication. Deux raisons majeures peuvent expliquer cela :
Pour se faire, former vos collaborateurs et les accompagner vers la conduite du changement est indispensable, surtout pour les plus réticents. Si vos équipes ne sont pas informées du projet de dématérialisation en cours, elles risquent d’être mécontentes et ne pas adhérer.
Malheureusement (ou heureusement), la dématérialisation est soumise à une réglementation en France. Qui dit réglementation, dit fournir des preuves en cas de contrôle. A ce niveau, un expert peut jouer un rôle important. Il peut par exemple vous accompagner pour maîtriser le cadre légal ou connaître les risques.
Il peut aussi vous aider à comprendre les différentes techniques de dématérialisation. GED (Gestion Electronique de Documents), EDI (Echange de Données Informatisées), LAD (Lecture Automatique de Documents), …
Vous le constatez, les acronymes pour parler de dématérialisation ne manquent pas. Il peut s’avérer compliqué de différencier ces notions et de les comprendre. Raison pour laquelle l’accompagnement par un expert est recommandé.
Enfin, travailler avec un professionnel facilite le pilotage du projet dans le respect du cadre fixé : planning, budget, mise en œuvre, intégration à vos outils de travail…
Cette étape peut paraitre anecdotique, pourtant vous verrez qu’elle est aussi importante que les autres. Après le lancement de la solution, il est essentiel d’analyser les premiers retours de vos collaborateurs. Cela vous permettra de corriger le tir en limitant les dégâts. Ce premier bilan permet aussi de faire un « avant/après » :
Vous savez maintenant quelles sont les grandes étapes pour mener à bien votre projet de numérisation.
N’oubliez pas : selon le ministère de l’Économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, les obligations de facturation électronique seront imposées par des transitions en douceur selon les dates suivantes :
Vous l’aurez compris : pour rester compétitif, il faut s’adapter ! Et la dématérialisation constitue l’une des étapes clés de la transformation digitale des entreprises à l’heure actuelle. En remplaçant les supports d’information matériels par des fichiers numériques, l’entreprise optimise sa gestion et facilite l’accès aux données et aux documents, tout en renforçant la sécurité de ses processus de facturation.
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