Les entreprises choisissent de dématérialiser leurs flux et leurs documents pour plusieurs raisons. L’une d’entre elles est la recherche de productivité.
Prenez pour exemple la facturation d’un client. Pour qu’une facture soit payée, un collaborateur va imprimer cette facture, la mettre sous pli, l’affranchir, la déposer / donner au postier. La facture va alors être en transit, arriver au secrétariat, être transmise au bon interlocuteur, être saisie et déclencher un paiement. Le temps perdu est considérable.
Nous vous présentons dans ce dossier les différents domaines où la dématérialisation peut être source de productivité.
La dématérialisation consiste de manière générale à convertir des documents physiques en documents numériques. Cela peut concerner aussi bien les factures, les contrats, les devis, les commandes, etc … tous les documents papiers, y compris les contrats ou encore la signature électronique.
La dématérialisation offre une accessibilité accrue, facilite la collaboration et impacte positivement la gestion des processus au sein des ERP.
Seuls certains de ces documents ont l’obligation légale d’être transformés en format électronique dans les années à venir. Il s’agit de la facture électronique pour les entreprises BtoB et la transmission d’informations à l’administration (e-reporting) pour les entreprises BtoC.
Contrairement à une facture dématérialisée, qui est simplement une version numérisée d’une facture papier, la facture électronique implique un processus entièrement électronique, de l’émission à la réception.
Pour la gestion de vos flux de facture entrantes et sortantes ou autres documents comptable, la dématérialisation est un procédé qui va augmenter votre productivité.
Fini les factures volantes, les classeurs plein, les signatures à la main. Avec une solution de dématérialisation, vous centralisez les factures au format dématérialisé au même endroit. Grâce à cela, la sécurité sera accrue et la collaboration sera facilitée.
Au même titre que pour la gestion des factures, les documents comptables internes à votre entreprise tels que les fiches de paie ou les contrats peuvent être traités de manière numérique. Dématérialiser ces documents améliorera le stockage de ces documents primordiaux pour vos salariés. Pour votre service ressources humaines, l’organisation sera simplifiée.
La législation française oblige les entreprises à conserver les documents tels que les factures ou les bons de commandes pendant 10 années. La dématérialisation permet donc de les stocker sur des serveurs sécurisés plutôt que dans des classeurs.
En plus d’améliorer la sécurité de ces documents sensibles, les retrouver sera plus simple en cas de litige ou de contrôle par exemple.
Aujourd’hui, les solutions de dématérialisation sont capables à partir d’une simple photo d’une facture de repérer tous les éléments clés de cette dernière :
L’automatisation de toutes ces taches a donc pour incidence un gain de productivité certain pour votre entreprise.
La dématérialisation des factures va améliorer en beaucoup de points votre entreprise. Pour remettre le contexte, en France, ce sont 2.5 milliards de factures qui sont émises chaque année. Ce chiffre ne prend donc pas en compte tous les documents mentionnés plus tôt. Voici quelques chiffres clés en faveur de la numérisation des documents.
La numérisation des documents permet donc de vous faire économiser des consommables tels que le papier ou l’encre, ce qui représente un avantage économique certain mais également écologique.
En résumé, la dématérialisation des documents papier en fichiers électroniques offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en termes de productivité.
Elle permet de centraliser la gestion des factures, de gérer les documents comptables internes, d’archiver les documents de manière sécurisée et de réduire les coûts liés à l’émission de factures papier.
De plus, la dématérialisation des documents est bénéfique pour l’environnement en réduisant la consommation de papier et d’encre. Équiper votre entreprise d’une solution de dématérialisation est donc une option à prendre en compte pour rester dans les normes imposées par l’Etat.
