Les factures électroniques, ou e-factures, gagnent en popularité. La raison est simple : les entreprises veulent moderniser leurs processus de gestion, gagner en productivité et sécuriser leurs données. Au-delà de cette volonté, le traitement des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2020.
Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, la facture électronique devra être généralisée, que cela soit pour sa réception ou son émission.
Nous vous présentons dans cet article les principaux avantages de la facture électronique et son cadre légal.
La dématérialisation des factures est le processus de passage d’une facture papier à une facture électronique. En mode SaaS, la dématérialisation des factures permet de traiter, enregistrer et ordonner vos factures à partir de votre ordinateur.
Concrètement, la dématérialisation des factures implique la numérisation des documents papier à l’aide de scanners ou d’autres dispositifs de capture d’image.
Les données sont ensuite extraites des documents numérisés à l’aide de logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui permettent de les convertir en texte éditable.
Les factures numérisées sont ensuite stockées et gérées électroniquement dans un système de gestion électronique des documents (GED) ou un logiciel de gestion des factures.
La facturation électronique ne nécessite pas de papier. Ainsi, vous diminuez vos coûts de papier, d’encre, de stockage, etc. De plus, en automatisant les processus de traitement des factures, les entreprises peuvent réaliser des économies d’échelle et optimiser leur processus d’achat, ce qui peut se traduire par des économies significatives sur le long terme.
Tout d’abord, la dématérialisation des factures permet d’améliorer l’efficacité de la gestion administrative. En éliminant le traitement manuel des factures papier, souvent long et fastidieux, au profit d’un processus automatisé, les entreprises peuvent réduire les erreurs humaines, les retards de traitement et les risques de perte de documents. De plus, les factures dématérialisées sont plus faciles à rechercher, à consulter et à archiver, ce qui facilite la gestion et le suivi des flux financiers.
Les processus automatisés de capture, d’indexation et de validation des factures permettent de traiter un grand volume de données en un temps record. De plus, la transmission électronique des factures permet d’accélérer leur cheminement dans le processus de validation et de paiement, ce qui peut contribuer à améliorer la relation avec les fournisseurs et à éviter les retards de paiement.
La mise en place d’une piste d’audit fiable est obligatoire pour toutes les factures papiers, scannée émises et reçues. Le suivi des factures électroniques certifiées (EDI ou signature) est déjà réalisé.
Pour réussir la dématérialisation des factures, il est important de mettre en place certaines bonnes pratiques en entreprise. Tout d’abord, il convient de choisir une solution de dématérialisation adaptée aux besoins de son entreprise. Il existe de nombreux outils sur le marché, allant de la simple numérisation des factures à des solutions plus avancées intégrant des fonctionnalités d’OCR (reconnaissance optique de caractères) et de workflow automatisé.
Il est donc crucial de bien évaluer les fonctionnalités offertes par les différentes solutions et de choisir celle qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de son entreprise.
Chez divalto, nous gérons la dématérialisation des factures fournisseurs et clients. L’ERP divalto infinity permet de créer une facture au format .PDF systématiquement accompagnée de son fichier de métadonnées (XML).
Pour être considérée comme “électronique”, une facture doit garantir une piste d’audit fiable (PAF). divalto infinity réalise des contrôles pour garantir cette réglementation et assurer une traçabilité complète.
Pour faire simple, le logiciel lie les éléments entre eux pour vous faciliter l’accès en cas de contrôle.
Une fois la facture générée, notre partenaire DPII prend le relai pour la partie juridique et légale. La facture est envoyée par divalto infinity via des webservices sur la plateforme EDC (Envoyer, Dématérialiser, Conserver) de DPII afin d’être signée avec le niveau de sécurité requis.
Les factures peuvent ensuite être envoyées aux destinataires par courrier, email sécurisé, CHORUS PRO… depuis la plateforme.
Dans un autre cas de figure, c’est notre partenaire Yooz qui intervient. Si vous réceptionnez une facture fournisseur, papier ou numérique, la solution Yooz effectue une reconnaissance optique des caractères. Ce scan permet d’extraire les éléments comptables pertinents de la facture (fournisseur, numéro et date facture, montant, TVA, devise…). La facture dématérialisée remonte vers divalto infinity.
La question de la dématérialisation des factures se pose depuis plusieurs années. Depuis sa naissance en 1990, elle a subi de nombreuses évolutions réglementaires. Selon votre type de structure et le type de document, le cadre juridique en France n’est pas le même.
Certains critères doivent être appliqués afin de respecter la loi. Par exemple, les petites et moyennes entreprises travaillant avec des organismes publics ou des collectivités, doivent fournir une e-facture à l’Etat. Les TPE, ETI et grands groupes sont également concernés, surtout s’ils travaillent avec le service public.
Une facture électronique doit avoir la même valeur qu’un document papier. La présence d’une signature électronique avec horodatage est essentielle pour garantir son authenticité. Il doit également obéir aux règles du CGI (Code Général des Impôts).
Une facture est considérée comme « électronique » lorsque l’intégralité du processus de facturation est électronique. Par exemple, une facture papier qui a été numérisée n’est pas considérée comme une e-facture.
