La transformation numérique est une réalité pour une grande majorité des entreprises. A côté de ça, les documents et leurs usages se transforment aussi. Le passage du papier vers la dématérialisation est une composante essentielle de la transition digitale, notamment pour une meilleure productivité.
Dans cet article, nous vous livrons une définition complète de la dématérialisation pour devenir un as en la matière !
La dématérialisation est la production d’un document papier (capture, circulation et partage) vers le format numérique, via un système d’information. L’objectif étant de parvenir à une digitalisation complète et avoir une vue 360° des processus et données.
Ainsi, on passe donc d’une organisation matérielle à une organisation informatique.
Il est important de préciser qu’on ne parle pas simplement de « dématérialisation des documents », mais de « dématérialisation des processus ». En effet, la dématérialisation oblige les entreprises à réorganiser leur processus de traitement des flux de documents (procédures, outils, personnes…). La dématérialisation des ces processus permet aux entreprises d’améliorer la gestion d’un grand nombre de documents mais également l’archivage ou la collaborativité de ces derniers.
Prenons un exemple très simple. Une entreprise reçoit des factures fournisseurs par différents canaux (échange de données informatisées, courrier postal, email). Celles-ci sont vérifiées, puis validées par le bon service pour déclencher un paiement.
Ensuite, les données comptables sont intégrées dans l’ERP pour enfin être archivées durant une certaine durée.
Avec la dématérialisation, la majorité de ces étapes de traitements sont automatisés, notamment grâce aux dispositifs de workflow (=automatisation d’une chaîne de tâches).
Avec les nouvelles solutions de dématérialisation, dites au revoir à tous les documents papier. Échangez avec vos clients et fournisseurs des factures numérisées et avec vos collaborateurs, des fiches de paie numériques. La gestion de ces documents sera simplifiée et génèrera un gain de productivité pour vos équipes.
Quelquefois, il est possible qu’un client refuse de recevoir un document comme une facture numérisée, ou qu’un salarié préfère conserver un bulletin de salaire papier. Le numérique 100% n’est pas encore d’actualité, ce qui oblige bien sûr de gérer les deux formats.
Pour beaucoup, dématérialiser est souvent synonyme de « numériser ». Lorsque vous faites de l’archivage, cette action implique de créer un fichier numérique à partir d’un document papier via le scanner et la reconnaissance de caractères.
La copie numérisée est considérée comme fiable et a la même vocation probatoire que l’original. Cependant, ce document doit être préservé dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire certifié NF Z 42-013.
Concrètement, la dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont donc complémentaires. Ces deux méthodes permettent de prendre en charge tous les flux documentaires, mais la dématérialisation englobe plus de procédés.
Quels types de processus et documents sont concernés par la dématérialisation ? Focus sur les principales formes :
Même si dire que la dématérialisation est la solution miracle pour sauver notre planète est un rêve impossible, il se pourrait qu’elle devienne un maillon important de la chaine des bons gestes écologiques.
En effet, réduire notre consommation de papier et d’encre est une bonne chose pour la planète. Malgré tout, coupler l’impression des documents encore trop importante avec la consommation des serveurs pour stocker tous ces documents dématérialisés ne fait pas bouger les choses dans le bon sens. La solution semble être le 100% digital. C’est dans ce sens-là que l’Etat français voit les choses avec son calendrier d’obligation de la facture électronique.
La numérisation du maximum de documents nous mènera à des échanges moins polluants entre entreprises.
La signature électronique est une composante principale de la dématérialisation. Depuis 2016, la loi française reconnait une signature électronique au même titre qu’une signature manuscrite. Avec ce procédé, vous rendez vos documents numériques aussi probant qu’un document papier. L’objectif principal de la signature électronique est donc de garantir la véracité des documents, d’authentifier son auteur et son signataire.
Il est l’équivalent numérique du tampon pour les entreprises. Tout comme la signature électronique, il garantit l’authenticité du document et de votre entreprise. Équipez vos équipes du cachet numérique et validez les factures de vos fournisseurs et les bulletins de livraisons en 1 clic.
L’horodatage constitue une preuve universelle de la date et l’heure de signature de vos documents numériques. Ce dernier s’intègre automatiquement à vos documents. L’auto-complétions limite donc les erreurs et atteste de la véracité des documents.
La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation des documents. De nouvelles pratiques émergent de la tendance à la digitalisation. On n’échange plus simplement des documents, mais de l’information de façon directe.
Mettre en place un projet de dématérialisation est un sujet global. Cela requière d’utiliser les mêmes solutions pour toutes les activités afin d‘avoir une vision totale.
