Gain de temps, économie de main-d’œuvre, facilité d’archivage, d’accessibilité… Le bulletin de paie dématérialisé a tout pour plaire.
Du moins sur le “papier”. Adopté à 95% chez notre voisin germanique, il n’est pourtant mis en place que chez 15% de nos entreprises en 2018. Pire encore, en 2018 seuls 49% des salariés français savaient que leur fiche de paie pouvait être proposée en version digitalisée.
Alors comment expliquer ce retard en France ? Quel sera l’impact du contexte actuel sur l’adoption de ce dispositif de digitalisation RH ? Comment la dématérialisation augmente la productivité ? Nous vous en disons plus dans cet article de notre catégorie Productivité.
La dématérialisation des bulletins de paie débute son aventure en 2009. La loi de simplification du droit de mai de cette année offre aux employeurs la possibilité de numériser ces documents.
Lors de l’introduction de la dématérialisation des bulletins de paie en 2009, la principale contrainte légale était que les employeurs devaient obtenir l’accord explicite de chaque salarié avant de pouvoir numériser leurs fiches de paie. Cette exigence de consentement individuel compliquait le processus, car les entreprises devaient gérer à la fois des bulletins de paie au format papier et numérique selon les préférences des employés. Cela augmentait les coûts et la charge de travail, ralentissant ainsi l’adoption généralisée de la dématérialisation.
En 2017, la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels va plus loin en modifiant ce consentement. Désormais, l’employeur peut remettre aux salariés des bulletins électroniques sauf opposition de ces derniers.
Bien que la réforme de 2017 ait permis aux employeurs de dématérialiser les bulletins de paie sans le consentement préalable des salariés, son adoption a été limitée. La méfiance des salariés, la résistance au changement, les coûts initiaux élevés et les préoccupations de sécurité des données ont freiné l’acceptation de cette méthode. De plus, le manque de sensibilisation et de formation sur ses avantages a contribué à une réception mitigée, empêchant un essor significatif de la dématérialisation après cette réforme.
Une autre réforme devait enfoncer le clou : la mise en place du compte personnel d’activité (CPA). Chaque employé possède un CPA où il doit retrouver ses fiches de paie digitalisées si son employeur lui propose sous ce format. L’idée était ici d’assurer l’accès à ces documents même en cas de changement d’employeurs ; et cela pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
La dématérialisation des bulletins de paie est compliquée par l’obligation de passer par des prestataires agréés par le ministère du Travail pour l’archivage des documents. Cette exigence vise à garantir la sécurité et l’intégrité des fiches de paie sur le long terme, mais elle ajoute des coûts et des charges administratives, surtout pour les petites entreprises. La dépendance à ces prestataires soulève également des questions sur la portabilité et la continuité des données en cas de changement de prestataire ou d’évolution technologique. En conséquence, cette contrainte freine l’adoption généralisée de la dématérialisation.
Et si c’était finalement le COVID qui rabattait les cartes de la dématérialisation des bulletins de paie ?
Cela ne vous a pas échappé. La crise sanitaire a remis sur le devant de la scène la nécessité de dématérialiser nos supports de travail, nos processus de travail mais aussi les documents comme les fiches de paie. La transformation digitale touche toutes les activités de l’entreprise ; et les services RH ne sont pas épargnés.
La dématérialisation du bulletin de paie a gagné du terrain entre 2017 et 2020. On estime que le nombre d’entreprises françaises ayant souscrit à cette méthode s’élève désormais à 42%. Et ce chiffre devrait encore croître dans les mois à venir.
Un bulletin de paie dématérialisé répond aux mêmes obligations que sa version papier. Il doit comporter les mentions suivantes :
Par contre, dans sa forme électronique, l’employeur et son service RH ont des contraintes supplémentaires :
Les entreprises réduisent considérablement leurs coûts en passant aux fiches de paie électroniques car elles n’ont plus besoin d’acheter du papier, de l’encre ou des enveloppes, ni de payer les frais postaux. De plus, le temps et les efforts consacrés à l’impression et à l’envoi des documents sont supprimés. Cela simplifie les processus internes et permet de réaliser des économies substantielles.
Les entreprises gagnent beaucoup de temps grâce à l’automatisation de la distribution des fiches de paie. Les fiches de paie électroniques sont générées et envoyées automatiquement aux employés, supprimant ainsi les étapes manuelles d’impression, de mise sous enveloppe et d’envoi postal. Cela accélère la distribution des documents et libère le service administratif, qui peut alors se concentrer sur des tâches plus importantes.
L’archivage des fiches de paie devient beaucoup plus simple grâce à un stockage numérique sécurisé et facile à gérer. Les documents électroniques sont conservés dans des systèmes informatiques protégés, ce qui élimine les encombrements physiques des archives papier. Cela facilite la recherche et l’accès aux fiches de paie, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour les gérer, tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité.
La dématérialisation des bulletins de paie permet de respecter facilement les obligations légales de conservation et de sécurité. Les systèmes de stockage numérique garantissent que les fiches de paie sont conservées pendant la durée légale requise et protégées contre les accès non autorisés. Ils offrent également des fonctionnalités de sauvegarde et de traçabilité, assurant l’intégrité et la disponibilité des documents, ce qui permet aux entreprises de répondre facilement aux exigences réglementaires.
Les salariés peuvent accéder facilement et rapidement à leurs documents. Grâce à des plateformes en ligne sécurisées, les employés peuvent consulter et télécharger leurs fiches de paie à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté. Cette accessibilité simplifiée élimine les délais d’attente liés à la distribution papier et permet aux salariés de gérer leurs documents de manière autonome et efficace.
Avec la dématérialisation des fiches de paie, le risque de perte ou de vol des données personnelles des salariés est nettement réduit. En utilisant des systèmes numériques protégés par des protocoles de sécurité avancés, les informations sensibles sont mieux protégées que sur papier. De plus, ces systèmes offrent des fonctionnalités de sauvegarde automatique, assurant que les données restent intactes et accessibles même en cas de problème technique ou de tentative de fraude.
En passant aux fiches de paie électroniques, la consommation de papier, d’encre et autres ressources nécessaires à l’impression diminue fortement. Cela réduit la déforestation et la pollution liées à la production et au transport des documents papier, contribuant ainsi à la préservation de l’environnement et à des pratiques plus durables.
Ces avantages pratiques renforcent l’attrait de la dématérialisation des fiches de paie, facilitant ainsi leur adoption par un nombre croissant d’entreprises et de salariés.
Pour créer une fiche de paie dématérialisée, voici les étapes clés à suivre :
En suivant ces étapes, vous garantissez une fiche de paie électronique sécurisée et conforme.
En résumé de cet article, nous constatons :
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