Vous souhaitez vous équiper d’un progiciel de gestion intégré (ERP). Nous vous comprenons. Ce sont de nombreux avantages pour la gestion de votre entreprise, votre productivité, et vos performances commerciales.
Mais la mise en place de l’ERP dans l’entreprise est un véritable défi. Comment s’y prendre ? Comment prioriser ? Heureusement, Divalto vous a préparé un plan d’actions en 9 étapes pour réussir la mise en place de l’ERP dans votre entreprise.
Souvent négligée, la phase d’étude est l’étape la plus importante pour la bonne réussite de votre projet mais aussi la plus risquée.
Cette étape est avant tout une prise de conscience. Vous identifiez les problématiques et les usages auxquels votre futur ERP devra s’adapter. En évaluant également les ressources de l’entreprise, vous pourrez mieux cerner les capacités actuelles et les besoins futurs pour optimiser l’intégration de votre ERP.
L’état des lieux répond aux questions suivantes :
Cette approche initiale permet de comprendre pleinement comment le nouveau système ERP s’intégrera dans l’architecture existante et comment il améliorera ou remplacera le système d’information actuel.
En plus de répondre aux exigences générales de gestion, il est crucial que votre futur ERP soit capable de s’adapter aux spécificités de la comptabilité de votre entreprise, en assurant une intégration fluide avec les systèmes financiers existants.
La prise de conscience est réalisée, vous souhaitez vous équiper d’un logiciel ERP. Pour mener ce projet à bien, il convient de nommer une équipe dédiée.
Le projet sera suivi par une équipe de 2 à 3 collaborateurs de l’entreprise. Leurs rôles dans ce projet sont clairement établis à l’avance. Ils seront les garants de la cohérence de votre projet.
Votre équipe est nommée pour mener le projet de mise en place d’un ERP à bien. Votre projet ERP nécessite un périmètre fonctionnel clair, incluant les développements spécifiques et l’identification des modules nécessaires pour répondre aux exigences uniques de vos processus métiers, y compris un module dédié à la gestion de la relation client pour améliorer l’interaction et la satisfaction de vos clients. Rédigez un cahier des charges qui liste vos besoins et vos exigences ainsi que des objectifs mesurables pour ce projet, y compris les fonctionnalités liées à la gestion commerciale. Les prestataires que vous avez sélectionnés se reposeront sur ce livrable pour vous proposer la solution la plus adaptée à vos besoins.
Qu’il soit rédigé par votre équipe ERP ou un cabinet de conseils externe, ce document liste vos besoins, vos exigences ainsi que des objectifs mesurables pour ce projet.
La sélection d’une solution vous engage pour tout le cycle de vie de votre ERP. C’est donc une étape cruciale dans la mise en place d’un ERP.
Vos besoins sont clairement définis et formalisés dans le cahier des charges ERP. Vous avez toutes les clés en main pour choisir la solution adaptée à vos besoins.
Que vous choisissiez un intégrateur en fonction d’une solution ou l’inverse, voici quelques points à vérifier :
En analysant ces points d’attention et vos besoins spécifiques, vous sélectionnez le logiciel de gestion ERP fait pour vous.
Vous avez choisi votre solution, et votre éditeur. Maintenant, l’enjeu est de réussir le déploiement dans l’entreprise. Plusieurs modes de déploiement existent. Souhaitez-vous un logiciel accessible uniquement sur les postes de travail de vos collaborateurs ou via une connexion externe (cloud computing) ?
Quatre possibilités s’offrent à vous :
L’objectif de cette étape est de préparer l’ensemble de l’organisation à accueillir le nouveau système ERP. Cela comprend l’information, la sensibilisation et la préparation de tous les employés aux changements à venir, afin de garantir une transition harmonieuse et une adoption rapide du système.
Une fois tous ces éléments au clair, vous signez un contrat avec votre intégrateur. Le déploiement dans l’entreprise peut commencer.
Le déploiement correspond à la mise en production de votre logiciel ERP ainsi que son installation.
Pendant le paramétrage de votre logiciel ERP, certaines mises à jour matérielles peuvent être anticipées.
Un serveur sera utile pour héberger les données de votre ERP et, de la même façon, votre parc sera à réévaluer. Installer un ERP performant sur des postes antédiluviens nuira aux bonnes performances de votre outil.
Si votre ERP intègre des fonctionnalités de mobilité, il serait bon d’équiper vos travailleurs nomades de supports mobiles.
Vos infrastructures sont à jour, vous avez choisi le logiciel adapté à vos besoins. Tous les feux sont au vert. Le déploiement peut commencer ! Votre nouveau défi est de réussir à tirer le maximum de votre outil.
Après le déploiement, votre équipe ERP doit centraliser efficacement tous les feedbacks des utilisateurs de l’ERP, répertorier les erreurs et réaliser des tests approfondis. Cette centralisation permettra des ajustements ciblés pour maximiser l’utilité de l’outil dans l’entreprise. Tout ceci est possible grâce à une démarche de « test & learn », permettant l’amélioration continue.
Félicitations, votre logiciel ERP est en place ! Voici des conseils pour aider votre entreprise à tirer le maximum de cet outil.
Un logiciel ERP, c’est un outil complexe. Accompagnez vos collaborateurs dans ce changement, grâce à des formations. Cette étape est essentielle pour que votre logiciel ERP soit bien intégré en interne, et correctement utilisé.
Un ERP possède une durée de vie moyenne de 10 années. Faites vivre votre ERP ! Il va connaître des évolutions et des nouvelles fonctionnalités seront ajoutées tout au long de son utilisation. Il sera aussi amené à intégrer de nouvelles technologies comme les outils collaboratifs, la mobilité, etc.
Pour des fonctionnalités pertinentes, continuez de collecter les feedbacks de vos utilisateurs dans le temps.
De nouvelles versions de votre ERP et des mises à jour correctives et évolutives vous seront proposées régulièrement par votre éditeur et/ou intégrateur.
Grâce à ces mises à jour, vous conservez un système performant, et accédez à de nouvelles fonctionnalités.
Encouragez une collaboration étroite entre différents départements pour garantir que l’ERP serve de lien dans l’intégration des processus d’entreprise (et ainsi faire de sa mise en place une réussite). Une approche coordonnée aide à réaliser une transformation numérique complète et à tirer pleinement parti de votre investissement ERP.
Après le déploiement, il est essentiel de mettre en place un processus de suivi continu pour évaluer les performances de votre ERP. Utilisez des tableaux de bord décisionnels pour mesurer l’efficacité des différents processus et identifier les zones nécessitant des améliorations. L’analytique avancée peut aider à prédire les tendances et à ajuster les processus en conséquence pour une meilleure gestion des ressources de l’entreprise.
