Pour faire face à la concurrence, les petites et moyennes industries (PMI) se doivent d’optimiser leurs processus métier. Le déploiement d’un ERP (enterprise resource planning) les aide à y parvenir. Comment ? En unifiant et en automatisant la gestion de leurs différentes activités : production, logistique, finance ou encore les ressources humaines.
Nous vous expliquerons ici quels sont les atouts d’un logiciel de gestion intégré et comment choisir un ERP approprié pour votre entreprise. À votre tour, gagnez en productivité et en rentabilité en intégrant une solution ERP au sein de votre PMI !
Les petites et moyennes industries sont confrontées à plusieurs défis qui peuvent freiner leur croissance et leur efficacité opérationnelle. Un ERP ou PGI (progiciel de gestion intégré, en français) les aide à parer à ces difficultés grâce à ses nombreuses fonctionnalités.
La gestion des processus en PMI est souvent complexe et doit se faire avec des ressources limitées. L’absence de centralisation des données est source d’erreurs et de pertes d’informations, compliquant de fait le suivi des opérations. Pour assurer la mise en règle et l’efficience de leurs processus internes, les PMI doivent donc améliorer la traçabilité et le contrôle de leurs activités. Surtout, les PMI gagnent à optimiser leur fonctionnement dans le but de réduire les coûts d’une part, et d’améliorer leur réactivité face aux évolutions du marché d’autre part.
L’adoption d’un logiciel PGI offre de nombreux atouts aux petites et moyennes industries. Il leur permet, pour commencer, d’automatiser de nombreuses tâches et d’améliorer la fluidité des opérations. L’intégration de toutes les données dans un même système procure ensuite une visibilité inédite sur les performances de l’entreprise, ce qui simplifie la prise de décisions pour les dirigeants des PMI.
Une meilleure gestion financière est aussi rendue possible grâce à un suivi précis des coûts, des marges et du chiffre d’affaires. En parallèle, un ERP pour PMI optimise la relation client à travers une gestion efficace des commandes et des stocks avec comme conséquence une satisfaction client améliorée.
Sélectionner l’ERP approprié, c’est réfléchir à tous les enjeux de l’entreprise : des objectifs actuels aux développements à venir.
Ce sont les besoins de l’entreprise qui doivent dicter le choix d’ERP pour PMI, et non l’inverse. Il faut donc interroger en amont le fonctionnement de la PMI et se demander quels processus doivent être maximisés, qu’il s’agisse de la production, de la gestion commerciale, de la finance ou encore des ressources humaines. Un conseil : garder en tête la croissance future de l’entreprise et opter pour une solution évolutive.
Un PGI peut être hébergé via deux types de systèmes : en SaaS (pour software as a service en anglais) ou on-premise.
Au mode d’hébergement s’ajoutent d’autres critères de sélection. Ainsi, la bonne solution PGI pour PMI sera :
Votre logiciel sélectionné, reste à mettre en place les conditions d’une bonne adoption au sein de l’entreprise. C’est la condition sine qua non d’une utilisation optimale du progiciel ERP par ses utilisateurs.
Le succès d’un projet ERP repose évidemment sur un aspect technique, mais aussi sur l’engagement des différents acteurs de l’entreprise. Il est conseillé de sensibiliser tout le personnel, de la direction aux collaborateurs, aux bénéfices de la solution PGI afin d’obtenir l’adhésion de tous. La désignation d’un chef de projet interne est un plus, avec comme mission d’assurer la coordination entre les équipes de la PMI et l’éditeur du logiciel de gestion intégré pour une implémentation sans accroc.
Une communication régulière sur chacune des étapes et aussi sur les avancées du projet maintient l’implication des parties prenantes tout au long de l’implémentation et aide à identifier d’éventuelles résistances au changement au sein des équipes pour mieux les résoudre.
L’adoption d’un ERP en PMI peut être freinée par la résistance au changement de la part des équipes. Pour faciliter cette transition, il est utile de mettre en place des formations dédiées, adaptées aux différents utilisateurs. Une assistance technique, issue de l’intégrateur, doit aussi être disponible pour résoudre les problèmes éventuels et accompagner les utilisateurs dans leur découverte du logiciel.
Les derniers paramétrages d’un ERP ont lieu lors du suivi post-implémentation et se font d’après les retours utilisateurs dans le but d’optimiser progressivement l’utilisation de la solution ERP.
La mise en place de l’ERP dans la PMI est finalisée ? Ne reste qu’à en assurer le suivi. Une analyse régulière des performances du système est à prescrire. C’est elle qui va permettre d’optimiser les paramétrages en fonction de l’évolution des besoins et garantir ainsi l’efficacité d’un PGI sur le long terme.
Anticiper les mises à jour et les évolutions technologiques est toujours un bon réflexe ! Cette démarche permet en effet d’éviter l’obsolescence du logiciel de gestion intégré. La récolte des retours des utilisateurs s’avère aussi être une procédure utile pour améliorer continuellement l’expérience et l’efficacité du PGI.
Comment réussir son projet ERP ? En respectant à la lettre un protocole de déploiement : voici les étapes clés et les écueils à éviter.
La mise en place d’un ERP en entreprise suit un phasage bien précis. La première phase consiste à planifier et définir les objectifs du projet. Pour ce faire, il est conseillé d’identifier les résultats attendus et d’établir un calendrier de l’implémentation du PGI dans l’entreprise.
Ensuite, vient le choix du prestataire et des solutions techniques : une étape déterminante pour s’assurer que l’ERP sélectionné va correspondre parfaitement aux besoins spécifiques de l’entreprise. Le déploiement progressif est une approche préconisée, car elle permet une adoption par phase des équipes aux nouvelles pratiques et au projet dans son ensemble.
Toujours à propos des équipes, leur formation est centrale pour garantir une assimilation fluide de l’outil et une utilisation à son plein potentiel.
Il existe plusieurs entraves à l’adoption d’une solution ERP en entreprise. Une mauvaise gestion du changement est l’une d’entre elles. Il est donc nécessaire de bien communiquer sur les bénéfices d’un progiciel et d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet.
Un autre piège à éviter est le choix d’un logiciel de gestion intégré inadapté aux besoins réels de l’entreprise, ce qui peut entraîner des coûts élevés sans apporter les bénéfices attendus.
Dernier obstacle à contourner : ne pas sous-estimer le temps et les ressources nécessaires à l’implémentation d’une solution PGI, car un tel projet est un investissement stratégique reposant sur une planification rigoureuse.
Avec une approche structurée et le soutien d’un intégrateur compétent, l’intégration d’un ERP en entreprise devient un levier de performance notoire et de compétitivité durable. Un PGI bien choisi et correctement implémenté s’avère ainsi être l’atout stratégique numéro un pour une grande entreprise. Chez Divalto, nous accompagnons les entreprises dans le déploiement de leur logiciel de gestion intégré depuis plus de 40 ans. Une longue expérience de vos besoins métier avec comme réponse nos logiciels métiers centrés utilisateur et business : un must have 👌
