Vous avez une équipe de techniciens et vous cherchez à améliorer vos rapports d’intervention ? Cet article est fait pour vous !
Nous vous listons les différents champs que vous pouvez faire apparaître sur votre bon d’intervention technique ou de maintenance.
N’hésitez pas à consulter notre dossier complet sur la gestion des interventions.
Bonne lecture !
Un rapport d’intervention est un document qui vient clore une intervention. Il récapitule ce qui a été fait et dans quel cadre.
Il peut être utilisé pour justifier une facturation mais aussi comme preuve en cas de litige.
Mais encore faut-il qu’il soit complet, bien rédigé et – ça tombe sous le sens – signé et transmis à votre client.
Tous les détails de vos interventions client dans un rapport complet de 5 pages
Nous avons vu que la fiche d’intervention est aussi bien un justificatif qu’un récapitulatif. En tant qu’éditeur de logiciel et d’application mobile de gestion d’interventions, nous proposons un modèle de bilan d’intervention que nos clients peuvent personnaliser. Chaque rapport sera propre à un client, à son métier et à son organisation.
Mais voici quelques éléments (non exhaustifs évidemment 😉 on compte sur vous pour être créatifs) que vous pourrez y retrouver :
Eléments d’identification de votre entreprise
Le bon d’intervention étant partagé avec vos clients, il est préférable d’y ajouter une en-tête et un pied de page avec votre logo, votre raison sociale, vos coordonnées (adresse, email, téléphone), votre numéro SIRET, votre numéro de TVA, etc.
Eléments d’identification de votre bon d’intervention
Faites figurer la référence du bon d’intervention et, pourquoi pas, la date de génération du bon si vous venez à le corriger.
Eléments d’identification de votre intervention
De la même manière, vous pouvez y ajouter le numéro de l’intervention, son numéro de commande, l’agence et/ou le(s) technicien(s) qui l’ont réalisée, leurs coordonnées…
Et le plus important, la date ou la période de réalisation de l’intervention !
Eléments d’identification du demandeur
Placez clairement les coordonnées du demandeur ainsi que le site d’intervention : raison sociale (en B2B), nom et prénom du demandeur, numéro de téléphone, email, adresse du siège social, adresse du site d’intervention, numéro de contrat.
Eléments d’identification de l’équipement
Détaillez ici le ou les appareils sur lesquels vous allez intervenir (si vous intervenez sur des équipements) : leur référence, leur désignation, leur numéro de série.
Eléments détaillant l’intervention
Cette partie est plus libre ! Il faudra au minimum détailler un type d’intervention qui est en lien avec les services référencés dans votre gestion commerciale.
Certains de nos clients précisent :
Eléments relatifs à la facturation
Si l’intervention déclenche une facturation, vous pouvez afficher clairement le tarif de l’intervention dans le bon d’intervention. A la signature, votre client ne pourra pas prétendre ne pas connaître le prix de votre travail.
Eléments relatifs à la signature
Pour être recevable, votre fiche d’intervention doit être signée. Ajoutez-y une date, un nom-prénom, un champ de signature. Vous pouvez aussi y placer des mentions légales comme l’autorisation de faire des photos des installations de vos clients. Il est possible, si vous souhaitez faire des bons d’interventions dématérialisés, de faire signer vos rapports électroniquement.
1
Il est généralement rédigé par le professionnel qui a réalisé l’intervention, comme un technicien, un agent de maintenance, un pompier, un expert en sécurité, ou un consultant
2
Assurer un suivi précis des interventions
Fournir une preuve écrite en cas de litige
Faciliter la communication entre les équipes et les clients
Conserver un historique des interventions effectuées
3
Informations générales : Date, heure, lieu, nom du client
Détails de l’intervention : Description du problème, actions réalisées, outils utilisés
Résultat et recommandations : État final, solutions proposées, actions à prévoir
Signature et validation
4
Oui, il existe des modèles standards de rapport d’intervention en format Word, PDF ou Excel que tu peux adapter à tes besoins. Tu peux télécharger notre rapport d’intervention type ici
5
Utiliser un langage simple et précis
Structurer les informations avec des titres et des paragraphes courts
Inclure des photos ou des schémas si nécessaire
Éviter les fautes d’orthographe et les abréviations non explicites
6
Un rapport d’intervention décrit une action réalisée pour résoudre un problème, tandis qu’un rapport d’incident documente un événement imprévu ayant causé un dysfonctionnement ou un danger.
7
Oui, il est recommandé qu’il soit signé par l’intervenant et, si possible, par le client ou le responsable concerné pour validation.
8
Cela dépend du secteur d’activité, mais il est conseillé de le conserver plusieurs années pour assurer un suivi et se protéger en cas de litige.
9
Oui, il existe des logiciels et des applications qui permettent de remplir et de stocker les rapports d’intervention de manière digitale, facilitant ainsi leur gestion et leur consultation.
