Le suivi des interventions de maintenance avec Excel, une bonne solution ?

Limite n°1 : la sécurité des données

Le suivi des interventions de maintenance avec Excel pose certains problèmes en matière de sécurité des données.

Avec un tableur, n’importe qui peut supprimer l’ensemble des données de l’entreprise en un seul clic. Les données de votre entreprise sont alors très vulnérables.

Excel offre des options limitées pour contrôler l’accès aux données. Les habilitations concernent l’accès ou non au fichier entier. Mais vous n’avez pas de contrôle sur qui peut accéder et/ou modifier une information spécifique. Vous vous exposez à des risques de fuites de données sensibles.

Concernant la traçabilité, Excel ne fournit pas un suivi détaillé de qui a modifié quoi et quand. Ce qui pose la problématique de la fiabilité de la donnée. Avec un tableur, vous perdez donc en sécurité et en fiabilité sur vos données, par rapport aux solutions spécialisées.

Limite n°2 : l’intégration avec d’autres outils

Avec un tableur, les possibilités d’intégration avec d’autres outils spécialisés sont limitées.

• Les outils de Business Intelligence (BI) : grâce à ces solutions, vous analysez des données complexes pour extraire des insights et des tendances. Sur base de ces données, les dirigeants prennent des décisions stratégiques éclairées. Avec un tableur, vous gérez évidemment de gros volumes de données. Mais il est beaucoup plus difficile d’interfacer un tableur avec un outil de BI.
• Les outils de géoptimisation : la planification et l’optimisation des itinéraires facilitent la vie des techniciens itinérants. Il est difficile d’imaginer comment un tableur peut aider le technicien à optimiser ses déplacements.
• Les outils de gestion des stocks en temps réel : avec Excel, le suivi des niveaux de stock, des réapprovisionnements et des consommations pour chaque intervention est très complexe. Vous ne bénéficiez pas de mises à jour en temps réel. Le risque de pénuries ou de surstocks augmente.
• Les outils de gestion de projet : pour coordonner les interventions de maintenance des différents membres de l’équipe, de tels outils sont d’une utilité précieuse. Avec Excel, vous n’utilisez pas de tels outils, et perdez en efficacité (communication, notifications, suivi des tâches, etc.). Cela signifie que la mise à jour des plannings et la réaction aux imprévus nécessitent une intervention manuelle, rendant le processus moins efficace.
• Logiciels de gestion de la relation client (CRM) : de la même façon qu’un outil de gestion de projet facilite la collaboration, un logiciel CRM améliore la relation client. Avec un CRM, vous suivez les interactions clients, les historiques de service, les opportunités de ventes, etc. Sans synchronisation avec un tableur, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble limitée.

Limite n°3 : la génération automatique de documents

Pour une gestion des interventions de maintenance efficace, vos techniciens ont besoin de générer des documents de manière simple, directement sur le terrain (devis, factures, comptes-rendus, etc.). Vous pouvez évidemment créer des modèles préremplis, mais chaque document sera ajusté manuellement, ce qui est chronophage et sujet aux erreurs. Excel n’apporte pas une solution optimale sur ce sujet.

Concernant les documents stratégiques, Excel possède des capacités basiques d’analyse et de visualisation des données. Il ne supporte pas facilement la création de rapports avancés et interactifs. Ils sont pourtant nécessaires pour une analyse approfondie des performances des interventions, des tendances et des opportunités d’amélioration.

Limite n°4 : l’accès des techniciens aux outils depuis leur smartphone

Un technicien d’interventions moderne ne se déplace jamais sans son smartphone. Cependant, vous comprendrez qu’Excel n’est pas l’application la plus intuitive et adaptée pour un usage terrain par vos techniciens.

Les feuilles de calcul Excel sont conçues initialement pour un usage sur ordinateur. Elles perdent en ergonomie lorsqu’elles sont consultées ou modifiées sur un petit écran de smartphone. La navigation dans les différents tableaux, sélectionner les cellules exactes pour la saisie des données, la visualisation de l’ensemble des informations… deviennent des défis à surmonter.

Les techniciens de maintenance saisissent des informations précises directement sur le site d’intervention, comme le détail des travaux réalisés, les heures de travail, ou les pièces utilisées. L’interface d’Excel sur mobile rend cette saisie difficile et susceptible d’erreurs, notamment à cause du clavier virtuel et de la nécessité de naviguer entre différentes parties du document.