Outil répandu et facile d’utilisation, le tableur Excel a été largement utilisé comme logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur depuis son apparition en 1985. Si le projet de GMAO par Excel a pu montrer son efficacité pour les entreprises du siècle dernier, ce logiciel accuse aujourd’hui des retards technologiques et des manques en termes de fonctionnalités. Dans cet article, nous reviendrons sur les avantages et inconvénients de la GMAO Excel et verrons en quoi il est essentiel d’opérer un passage vers un logiciel de GMAO professionnel.
La gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) est une méthode de gestion des tâches de maintenance d’une entreprise, d’une collectivité territoriale ou d’une administration, à l’aide d’un logiciel dédié. Un logiciel GMAO concentre plusieurs fonctionnalités. Il centralise l’ensemble des informations relatives aux équipements, aux opérations, aux stocks de pièces détachées, etc. Il permet aussi d’automatiser un certain nombre de tâches, comme la planification des interventions préventives ou la commande de pièces détachées.
Les premiers outils de GMAO étaient des logiciels simples basés sur des tableurs (type GMAO Excel), qui permettaient de suivre les tâches de maintenance et de générer des rapports. Dans les années 1990, la GMAO a commencé à intégrer des fonctionnalités plus sophistiquées, telles que la gestion des stocks de pièces détachées et la planification des interventions. Ensuite, l’arrivée d’Internet a permis aux GMAO de devenir plus connectées et de proposer des fonctionnalités en ligne, comme l’accès aux données de maintenance depuis des appareils mobiles.
Les logiciels de GMAO modernes sont des systèmes complets qui intègrent un large éventail de fonctionnalités. Ils sont de plus en plus mobiles et basés sur le cloud, ce qui permet aux utilisateurs d’y accéder depuis n’importe où et à tout moment.
Star des tableurs, Excel, et son adaptation en GMAO par Excel, a accompagné de nombreuses entreprises dans les années 1980 et 1990. Ce logiciel, révolutionnaire à l’époque, comporte en effet plusieurs avantages.
Facile à utiliser, Excel est un outil présent dans toutes les suites logicielles. Convivial, ce logiciel est facile à prendre en main et ne nécessite pas de formation approfondie pour son utilisation de base. Abordable en termes de tarifs, Excel est d’une grande accessibilité. Il est utilisé par des entreprises de toute taille et également par les particuliers. Enfin, la GMAO Excel est en mesure d’offrir une grande flexibilité pour organiser et personnaliser les données de maintenance selon les besoins spécifiques de chaque utilisateur.
La capacité de stockage d’Excel est importante. Cet outil permet en effet d’enregistrer une grande quantité de données de maintenance, y compris l’historique des interventions, les informations sur les équipements et les pièces détachées. Ses fonctions d’analyse des données sont utiles pour identifier les tendances et les domaines d’amélioration à travers l’édition de rapports, de graphiques ou encore de tableaux de bord. Les formules et fonctions des tableurs GMAO Excel sont entièrement personnalisables ainsi que le suivi et l’analyse des informations.
Logiciel désormais daté, la GMAO par Excel dévoile ses limites dans le nombre de ses fonctions et sa capacité à évoluer pour accompagner les entreprises dans leurs challenges quotidiens. Excel fait aujourd’hui face à des outils de gestion de maintenance assistée par ordinateur professionnels, nettement plus avantageux.
Il faut avant tout savoir que le logiciel Excel n’a pas été spécifiquement conçu pour la gestion de la maintenance. En effet, ce logiciel a été adapté par les utilisateurs au fil du temps pour finalement donner la GMAO par Excel. Malgré tout, il lui manque des fonctionnalités dédiées, telles que la planification automatisée des tâches, la gestion des stocks de pièces détachées et la notification des interventions proactives. Autre inconvénient, le partage et la collaboration sur un fichier Excel, qui peuvent être difficiles et ralentir la mise à jour des données et la communication entre les équipes. Dernier point négatif : la saisie manuelle des données peut être sujette à des erreurs, ce qui peut compromettre la précision des informations de maintenance.
On perçoit rapidement les limites de la GMAO Excel dès lors que l’on souhaite travailler avec de gros volumes de données de maintenance. Le logiciel devient peu pratique et inefficace, compliquant l’analyse et la prise de décision. Excel s’avère difficile à faire évoluer, ce qui limite son adaptation aux changements de processus ou aux besoins croissants de l’entreprise, et demande des modifications manuelles fastidieuses. Le logiciel est dans l’incapacité d’offrir une vision globale des activités de maintenance. Cela complique, là encore, la prise de décisions stratégiques.
La gestion de la maintenance avec un fichier Excel peut être une solution viable pour les petites entreprises ou les projets de maintenance simples. Cependant, pour les entreprises plus grandes ou les opérations plus complexes, un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) dédié offre des fonctionnalités plus robustes, une meilleure collaboration et une évolutivité accrue.
Avant de choisir son logiciel de GMAO, il est conseillé de se poser plusieurs questions afin de déterminer si la GMAO par Excel est réellement adaptée à vos besoins :
Si vous répondez « oui » à plusieurs de ces questions, une solution de GMAO professionnelle, dédiée à l’automatisation des interventions sur le terrain, sera mieux adaptée à vos besoins.
Les fonctionnalités d’un logiciel de GMAO professionnel couvrent un champ très large, mais il en existe 4 qui sont constamment inclus dans une solution de gestion de maintenance assistée par ordinateur.
Cette fonctionnalité réunit l’inventaire des équipements avec des informations détaillées (modèle, numéro de série, date d’achat, localisation, état), le suivi de l’historique des interventions et des réparations pour chaque équipement. Elle comprend la consultation des manuels d’utilisation et des schémas techniques, ainsi que la mise en place d’alertes pour les maintenances préventives et les pannes potentielles.
Cette fonctionnalité prend en charge la création et la planification des interventions de maintenance préventive, corrective et conditionnelle. Elle pilote également l’affectation des techniciens aux opérations, procède au suivi de l’avancement des interventions en temps réel et génère des rapports.
Cette fonctionnalité regroupe le suivi du niveau des stocks de pièces détachées, la commande de pièces et la gestion des emplacements de stockage, ainsi que la mise en place d’alertes pour les stocks bas.
Cette fonctionnalité est dédiée à la génération de rapports sur les performances des équipements et de la maintenance, à l’identification des tendances et des causes de pannes, et à l’analyse des coûts.
Le choix d’une solution de GMAO est une décision importante pour une entreprise, car il peut y avoir un impact significatif sur ses opérations de maintenance et ses résultats financiers.
Il est donc fondamental que l’entreprise choisisse un logiciel de GMAO qui dispose des fonctionnalités dont elle a impérativement besoin. Les facteurs à prendre en compte lors du choix d’une GMAO sont :
La GMAO par Excel a révolutionné en son temps la gestion de maintenance assistée par ordinateur. Le célèbre tableur possède en effet de nombreux avantages dans ce domaine. Hélas, des fonctionnalités limitées et une capacité d’évolution réduite, font aujourd’hui d’Excel un outil dépassé. Les entreprises souhaitant des fonctionnalités plus avancées, une plus large capacité de traitement des données et une meilleure scalabilité, se tournent désormais vers des outils de GMAO professionnels, à l’image de Divalto field service. Faites le choix de la modernité 👍
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